Wirtualne biuro a urząd skarbowy. Co trzeba wiedzieć przed kontrolą?

Wiartualne biuro a urzad skarbowy

Redakcja

15 lipca 2023

Biura wirtualne zyskują na popularności. Są świetnym rozwiązaniem dla freelancerów, ale i przedsiębiorców, którzy na co dzień nie potrzebują być fizycznie obecni w biurze, pracują bowiem zdalnie, często z różnych zakątków kraju, a nawet świata. Decydując się na usługi biura wirtualnego, przede wszystkim wynajem oficjalnego adresu firmowego, trzeba się liczyć z kontrolami. Co warto wiedzieć przed kontrolą urzędu skarbowego i jak się do niej przygotować?

Biuro wirtualne – na czym to polega?

Biuro wirtualne, takie jak Vimar Office, oferuje wynajem adresu firmowego. Dla przedsiębiorcy oznacza to możliwość uzyskania oficjalnych danych firmowych, które pojawiają się na wszystkich dokumentach, fakturach, ale i w materiałach marketingowych.

Oficjalny adres firmowy, który najczęściej wskazuje na prestiżową lokalizację w wybranym dużym mieście, służy do rejestracji firmy. W tym miejscu zazwyczaj są przechowywane firmowe dokumenty, do tego dokonuje się tu odbioru korespondencji. W zależności od wybranej oferty można liczyć na szereg usług dodatkowych, z których korzystają przedsiębiorcy.

Wynajem wirtualnego biura oznacza takie same obowiązki, co w przypadku posiadania lokalu na własność. Przedsiębiorcy muszą zatem liczyć się z kontrolami, w tym z urzędu skarbowego.

Wirtualne biuro a urząd skarbowy

Choć informacja o kontroli urzędu skarbowego potrafi wzbudzić wątpliwości i wiąże się ze stresem, przedsiębiorcy, którzy pilnują terminów, dbają o finanse oraz regularne i terminowe dokonywanie niezbędnych płatności, a także właściwe prowadzenie księgowości, nie mają się o co martwić. Korzystanie z usług biur wirtualnych jest w pełni legalne, a kontrole odbywają się w taki sam sposób, jak w przypadku posiadania stacjonarnego lokalu.

Niekiedy częstsze kontrole u przedsiębiorców korzystających z usług biura wirtualnego spowodowane są podejrzeniem o prowadzenie fikcyjnej działalności. Najczęściej jednak takie sytuacje dotyczą branż takich jak paliwowa czy finansowa. Sporo wymogów muszą spełnić spółki, które korzystają z takiego rozwiązania, jednak dbając o strony finansową czy księgową, można liczyć na pozytywne przejście kontroli.

Jak się przygotować do kontroli urzędu skarbowego?

O planowanej kontroli urząd skarbowy informuje listem poleconym. Nie trzeba na niego odpowiadać, wiąże się to jednak z narzuconym z góry terminem kontroli. Odniesienie do listownej informacji pozwala ustalić termin dogodny dla przedsiębiorcy.

Podczas kontroli sprawdzane są przede wszystkim dokumenty dotyczące księgowości. O wszystkich szczegółach urząd informuje listownie, aby przedsiębiorca mógł się przygotować. Na tym etapie warto pamiętać, aby właściwie wskazać miejsce przechowywania dokumentów. Jeśli nie znajdują się one pod innym adresem niż wyznaczony do rejestracji firmy, czyli w przypadku biura wirtualnego pod wynajętym oficjalnie adresem firmowym, należy wcześniej powiadomić urząd, gdzie ma się skierować na kontrolę.

W przypadku korzystania z usług biura wirtualnego przedsiębiorca może się spotkać z pytaniami dotyczącymi tego, czy pod wskazanym adresem faktycznie znajduje się biuro wirtualne. Poza tym, czy klient korzysta z biura, ewentualnie jak często i czy przyjmuje w nim kontrahentów, a także, czy jest tu odbierana korespondencja i w jaki sposób zostaje przekazana. Taka kontrola może się odbyć osobiście, ale zdarza się również, że urząd przysyła pismo z pytaniami, na które trzeba odpowiedzieć. Zazwyczaj pytania zadawane listownie i osobiście są takie same.

Usługi biura wirtualnego – czy warto z nich skorzystać?

Kontrole w przypadku klientów korzystających z usług biur wirtualnych bardzo często następują w określonych sytuacjach. Dzieje się tak wtedy, gdy składanych jest dużo korekt podatkowych, przedsiębiorca wnioskuje o zwrot podatku VAT lub występują podejrzanie duże różnice między obrotami a wysokością podatku.

Kontrole spotykają jednak również tych przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność stacjonarną, i branża w tym przypadku nie ma większego znaczenia. Mimo wszystko warto więc rozważyć współpracę z biurem wirtualnym, bo to możliwość zaoszczędzenia na kosztach korzystania z lokalu, okazja do usprawnienia prowadzenia działalności i podniesienia prestiżu związanego z własnym biznesem. Co więcej, biura wirtualne proponują szereg usług dodatkowych, w tym prowadzenie księgowości i doradztwo podatkowe, co pozwala wyeliminować ewentualne błędy, szczególnie w przypadku początkujących przedsiębiorców.

Przygotowanie i opanowanie

Do kontroli urzędu skarbowego należy podejść spokojnie, przygotowując wskazane dokumenty oraz odpowiadając na zadane pytania. Jeśli wszystko jest prowadzone i uzupełniane jak należy, nie ma się o co martwić. Kontrole przeprowadzane są zarówno w przypadku klientów biur wirtualnych, jak i firm działających w biurach stacjonarnych, zatem ryzyko ich wystąpienia nie powinno decydować o tym, czy warto skorzystać z wynajmu oficjalnego adresu firmowego.

powiązane artykuły:

falszywa strona e TOLL
Wiadomości 23 grudnia 2022

Izba Administracji Skarbowej z Katowic wysłała ostrzeżenie o kolejnym ataku cyberprzestępców. Tym

Paper 3118336 1920 05
Wiadomości 12 grudnia 2021

Chcąc skorzystać ze zwolnienia z podatku od darowizny najbliższa rodzina nie musi zlecać przelewu, a

Poprzedni artykuł

Następny artykuł

18 o

katowice

Wspaniałe powietrze!

PM10: 8.5µg/m3 PM2.5: 7.6µg/m3