Katowice
Będzin
Bieruń
Bobrowniki
Bojszowy
Bytom
Chełm Śląski
Chorzów
Czeladź
Dąbrowa Górnicza
Gierałtowice
Gliwice
Imielin
Katowice
Knurów
Kobiór
Lędziny
Łaziska Górne
Mierzęcice
Mikołów
Mysłowice
Ożarowice
Piekary Śląskie
Pilchowice
Psary
Pyskowice
Radzionków
Ruda Śląska
Rudziniec
Siemianowice Śląskie
Siewierz
Sławków
Sosnowiec
Sośnicowice
Świerklaniec
Świętochłowice
Tarnowskie Góry
Tychy
Wojkowice
Wyry
Zabrze
Zbrosławice
1 °C
AAA

Pisanie maili. Nie takie łatwe, jak myślimy

Artykuły
Codziennie wysyłamy dziesiątki maili. Załatwiamy za ich pośrednictwem sprawy biznesowe, korespondujemy z przyjaciółmi i rezerwujemy zbliżające się wakacje. Maile umożliwiają nam sprawne kontaktowanie się z osobami na drugim końcu świata, ale też całkiem sporo o nas mówią. To bowiem, jak wygląda wiadomość mailowa, świadczy o naszym obyciu – list elektroniczny to przecież w końcu list, o czym tak często zapominamy.

Jak już ustaliliśmy, e-miał to list, więc rozpocząć należy go dokładnie w ten sam sposób. Choć w przypadku wiadomości elektronicznej rezygnujemy z wpisywania w prawym górnym roku miejsca i daty, to już sam nagłówek powinien być dostosowany do odbiorcy i okoliczności. Właśnie dlatego, gdy wysyłamy wiadomości o najwyższym stopniu formalności, rozpocząć powinniśmy je słowami Szanowny Panie/Szanowna Pani/Szanowni Państwo, a pisząc do koleżanki zwrotek takim jak Cześć, Aniu, czy nawet tylko Aniu.

Nie witaj!

Błędem, który obserwuję bez wyjątku każdego dnia, jest rozpoczynanie wiadomości mailowej słowem Witam. Z jakiegoś powodu to witam tak bardzo nam się spodobało, że używamy go kompletnie nie zastanawiając się, co znaczy. A przecież słowo witam wyraża nadrzędność, wskazuje na wyższość osoby witającej nad osobą witaną. Witać może więc gospodarz gości w swoim domu, witać może nauczyciel uczniów w klasie, ale nie odwrotnie.

Po przecinku małą literą

Gdy już uda nam się wybrać odpowiedni zwrot do adresata, przyjdzie moment na wybranie występującego po nim znaku interpunkcyjnego oraz przejście do właściwej części wiadomości. Jeśli wybierzemy przecinek, powinniśmy pamiętać, że po przecinku piszemy małą literą, co oznacza, że pierwsze zdanie wiadomości mailowej powinno napisane być właśnie małą literą. Zdanie rozpoczynające e-mail napisane może być dużą literą, jeśli po zwrocie do adresata użyjemy wykrzyknika, który – choć niektórym się tak wydaje – wcale błędem nie jest.

Przykład:

  • Szanowna Pani,

po przecinku piszemy małą literą.

  • Aniu!

Dobrze, że pamiętasz, że dużą literą rozpoczynamy, gdy piszemy po wykrzykniku.

Dobre maniery to także poprawność językowa

Pisząc mail należy pamiętać o zasadach ortografii i interpunkcji. Elektroniczna forma listu nie zwalnia nas z używania przecinków i nie powinna być pretekstem do stosowania językowych skrótów. Nie należy także zapominać o tym, by przekaz, choć naturalnie często skrócony, był czytelny i grzeczny.

Warto zakończyć z klasą

Gdy już zawrzemy w mailu wszystkie niezbędne informacje, musimy zakończyć go odpowiednim zwrotem grzecznościowym. Maile, które rozpoczęliśmy słowami Szanowny Panie/Szanowna Pani/Szanowni Państwo zakończone powinny być zwrotem Z wyrazami szacunku lub Z poważaniem, przy czym warto pamiętać, że zwrotem bardziej eleganckim jest ten pierwszy. Wiadomości mniej formalne mogą zakończone być zwrotem Pozdrawiam a nawet – jeśli użycie tych słów ma sens – Do zobaczenia czy Do usłyszenia.

Bez przecinka!

Warto pamiętać, że po pozdrawiam, z wyrazami szacunku, z poważaniem i innych zwrotach grzecznościowych kończących mail, nie należy stawiać przecinka. Najlepiej nie stawiać tam nic – jeśli bowiem znalazłby się tam przecinek, po podpisie powinna być kropka, co także zdarzyć się nie powinno.

UDW?

Poprawnie napisaną wiadomość mailową zostaje już tylko wysłać. Zazwyczaj wysyłamy wiadomość do jednej osoby, choć pisanie do grupy (np. współpracowników) też nie jest niczym nieodpowiednim. Nienajlepszym pomysłem jest jednak umieszczanie wszystkich odbiorców jako ukrytych (tzw. ukryte do wiadomości; UDW) lub umieszczanie tam choćby jednej osoby, np. szefa – choć być może ma to dla niektórych praktyczne uzasadnienie, kłopotliwym będzie, gdy ukryte do wiadomości odpisze. W sytuacji, w której wysyłamy wiadomości seryjne, wystarczy wykorzystać program do wysyłki mailingu – pozwala ukryć dane odbiorców, jednocześnie sprawiają, że każdy dostaje wiadomość zaadresowaną do siebie.

Poprawne pisanie maili nie jest trudne, choć niestety, ze względu na powszechnie utrwalone błędy, nie zawsze oczywiste. Warto więc pamiętać o zasadach i stosować je tak, by dawać dobry przykład mailowej etykiety.

Aleksandra Pakuła, trener etykiety, założycielka Instytutu Etykiety, autorka bloga www.aleksandrapakula.pl


Komentarze